Política de tratamiento de datos personales
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE
PARCHITA PACIFLORA S.A.S
La presente política es adoptada por PARCHITA PACIFLORA S.A.S (En adelante “PARCHITA”) identificada con NIT. 900.188.051-8 con domicilio principal en el municipio de Medellín, con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas modificatorias y complementarias.
PARCHITA se reserva la facultad de realizar modificaciones a la presente política de tratamiento y protección de datos personales. En caso de producirse cambios sobre esta, PARCHITA publicará los nuevos términos en su página web señalando la fecha de entrada en vigencia de la nueva reglamentación. Si dicho cambio supone la modificación de la finalidad para la cual la información es recolectada se solicitará una nueva autorización a los USUARIOS.
1. BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La política de tratamiento de la información personal se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales; del artículo 2.2.2.25.1.1 sección 1 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 (Artículo 13 del Decreto 1377 de 2013).
Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.
1.1. Alcance
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de la sociedad comercial PARCHITA PACIFLORA S.A.S, identificada con NIT 900.245.841- 4 (en adelante “PARCHITA”), domiciliada en el municipio de Medellín - Antioquia, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las responsabilidades de PARCHITA y de sus empleados, colaboradores y contratistas en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
PARCHITA es una empresa Parchita es una marca colombiana de moda fundada en 2008 en Medellín. Desde sus inicios, la empresa se ha dedicado a la creación de bolsos, carteras y accesorios únicos, combinando diseño, color y procesos artesanales para ofrecer piezas que reflejan la esencia de quienes las llevan.
La marca se distingue por su compromiso con la sostenibilidad y la producción local. Utiliza materiales duraderos y amigables con el medio ambiente, como PVC y lona, para elaborar productos de alta calidad. Cada pieza es el resultado de un proceso manual realizado por expertos, garantizando la autenticidad y perfección de sus diseños.
Con más de 16 años en el mercado, Parchita ha logrado expandirse tanto a nivel nacional como internacional. Cuenta con tiendas físicas en Medellín, Bogotá y Cali, y ha establecido presencia en países como Ecuador, Guatemala, Costa Rica, Panamá y Bolivia. Además, su tienda en línea permite a clientes de todo el mundo acceder a sus productos.
La filosofía de Parchita se centra en "colorear vidas" a través de la moda, ofreciendo productos que no solo complementan el estilo de sus clientes, sino que también cuentan historias y transmiten emociones. Este enfoque ha convertido a la marca en un referente de la moda colombiana, destacándose por su innovación, calidad y responsabilidad social.
Conforme a lo anterior y en virtud del principio de responsabilidad demostrada donde se enfatiza el Rol del Responsable del tratamiento como el llamado a implementar medidas dentro de la organización que le permita demostrar el cumplimiento de la normativa vigente.
1.2. Normas Aplicables
● Constitución Política de Colombia.
● Ley 1581 de 2012.
● Sentencia C-748 de 2011
● Decreto 1074 de 2015.
● Decreto 1377 de 2013
● Decreto 886 de 2014.
● Circular 01 del 08 de noviembre 2016.
● Guía para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability) de la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Decreto 255 de 2022
2. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 (Artículo 3 del decreto 1377 de 2013)
2.1. Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular de los datos personales para que el Responsable y/o Encargado del tratamiento pueda recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir sus datos personales. La autorización podrá otorgarse por cualquier medio que permita su consulta posterior, incluyendo medios escritos, orales o mediante conductas inequívocas del Titular que razonablemente permitan concluir que ha otorgado su consentimiento. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
2.2. Base de Datos
2.3. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso, ya sea en medios físicos, electrónicos o digitales. Dato Personal.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales individualizadas o individualizables, tales como pero sin limitarse a: i) Nombre completo; ii) Tipo y número de identificación; iii) Dirección (Departamento, ciudad, barrio, zona, estrato); iv) Teléfono; v) Fecha de nacimiento; vi) Sexo; vii) Estado civil; viii) Lugar de nacimiento; ix) Ocupación; x) Correo electrónico; xi) Actividad; xii)Datos de la persona responsable cuando se trata de un menor de edad (número de identificación, parentesco y dirección) ; xiii) Datos de acompañante (teléfono y dirección); xiv) Contacto en caso de emergencia; xx). Imagen.
2.4. . Dato Público
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.5. Dato Semiprivado
Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
2.6. Dato Privado
Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
2.7. Dato Sensible
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
2.8. Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
2.9. Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
2.10. Responsable de Administrar las Bases de Datos
Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
2.11. Oficial de Protección de Datos
Es la persona natural que al interior de PARCHITA PACIFLORA S.A.S asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
2.12. Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
2.13. Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.14. Aviso de Privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.15. Transferencia
La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.16. Transmisión
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.
3. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 4 de la Ley 1581 DE 2012 establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
3.1. Principio de Legalidad
El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEY 1581 DE 2012, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
3.2. Principio de Finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3.3. Principio de Libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
3.4. Principio de veracidad o Calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3.5. Principio de Transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
● El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
● El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
● Los derechos que le asisten como Titular.
● La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
3.6. Principio de acceso y circulación Restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEY 1581 DE 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
3.7. Principio de Seguridad
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos. Los usuarios que accedan a los sistemas de información del responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en el Anexo Políticas Internas de Seguridad, de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
3.8. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEY 1581 DE 2012 y en los términos de la misma.
4. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
De acuerdo al artículo 9 de la Ley 1581 De 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de PARCHITA en los términos y condiciones recogidos en la misma.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
● Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
● Datos de naturaleza pública.
● Casos de urgencia médica o sanitaria.
● Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
● Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es PARCHITA PACIFLORA S.A.S, identificada con NIT. 900.245.841-4 cuyos datos de contacto son los siguientes:
● Dirección: calle 9 C sur No. 50 FF-71, Medellín Antioquia.
● Correo electrónico: info@parchita.com.co
6. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS
El Oficial de Protección de Datos de PARCHITA, será JUAN JOSÉ GOMEZ OSORIO identificado con cédula - Líder Jurídico, quien tendrá las siguientes funciones:
● Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
● Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
● Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de PARCHITA para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
● Impulsar una cultura de protección de datos en PARCHITA.
● Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de PARCHITA y clasificarlas según su tipo.
● Registrar las bases de datos de la organización en el RNBD y actualizar el reporte de las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.
● Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
● Analizar las responsabilidades de cada cargo de PARCHITA, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos específico para cada uno de ellos.
● Realizar un entrenamiento general de protección de datos para todos los empleados de PARCHITA.
● Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo a datos personales generados por la organización.
● Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (Administrativa, Comercial y Dirección de Producción).
● Medir la participación y calificar el desempeño, en los entrenamientos de protección de datos.
● Requerir que dentro de los análisis de desempeño de los empleados se encuentre haber completado satisfactoriamente el entrenamiento sobre Datos Personales.
● Velar por la implementación de planes de auditoría interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de tratamiento de datos personales.
● Acompañar y asistir la organización en la atención de visitas y los requerimientos que realice la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Realizar seguimiento al Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
● Reportar semestralmente al representante legal de la empresa la evolución del riesgo, los controles implementados, el monitoreo y en general, los avances y resultados del programa.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 De 2012, artículo 2.2.2.25.4.1 sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013), los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:
7.1. Derecho de acceso o consulta
Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
7.2. Derechos de quejas y reclamos
La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
● Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
● Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
● Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. Esta procederá cuando se haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la constitución o a la ley.
● Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
7.3. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento
Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 De 2012 y el artículo 4 de las presentes políticas
7.4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.
8. DERECHOS Y DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
DERECHOS
● Usar y conservar la información mientras se encuentre vigente la autorización otorgada por el titular.
● Tramitar consultas, quejas y reclamos dentro de los términos legales que empezarán a contar a partir de que se tenga conocimiento de la solicitud.
● Elaborar y conservar la base de datos que contiene la información personal que trata la presente política.
● Utilizar la información para los fines autorizados.
DEBERES
PARCHITA, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables sobre protección de Datos Personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, PARCHITA, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
● Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
● Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
● Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
● Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
● Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
● Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
● Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
● Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
● Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
● Designar a un área que asuma la función de protección de Datos Personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
● Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
● Dar el tratamiento a la información suministrada por los titulares con los fines que trata el presente reglamento.
● Las demás establecidas en la legislación colombiana.
9. RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES:
PARCHITA, podrá recolectar los datos personales de los titulares de los mismos, por cualquiera de los siguientes medios: escritos, impresos, magnéticos, digitales, telefónicos, virtuales, conocidos o por conocerse o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Los encargados y responsables del tratamiento de la información no podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de datos personales
10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
La solicitud de datos a los titulares deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados con los fines que trata la presente política o requeridos conforme a la normatividad vigente. En ningún caso se requerirán datos que atenten contra la dignidad e integridad de la persona.
Con antelación o en el momento de la recolección de los datos personales, PARCHITA solicitará al Titular su autorización para llevar a cabo el tratamiento de los mismos, informando de manera expresa la finalidad para la cual serán utilizados. Dicha autorización será obtenida mediante medios automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de su otorgamiento, o a través de conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular otorgó su consentimiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.2 del Decreto 1074 de 2015 (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.
FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización para el tratamiento de datos personales podrá otorgarse por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitio web, grabación verbal o cualquier otro mecanismo que permita conservar prueba de su otorgamiento. También podrá entenderse otorgada mediante una conducta inequívoca del Titular, que permita concluir razonablemente que consintió el tratamiento de sus datos.
En todos los casos, PARCHITA garantizará que el Titular haya sido informado de manera previa sobre las finalidades del tratamiento, los derechos que le asisten y los canales disponibles para ejercerlos, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales y el Aviso de Privacidad vigente. Esto con el fin de que el Titular pueda tomar decisiones informadas y ejercer control sobre el uso de su información personal.
11. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
De acuerdo con el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.9 sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013) y en cumplimiento de los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, PARCHITA solicitará al representante legal del niño, niña o adolescente la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.
12. AVISO DE PRIVACIDAD.
El aviso de privacidad de PARCHITA se encuentra en la página web www.parchita.com.co y estará disponible en todos los formatos de recolección de datos y demás casos en que no sea posible poner a disposición inmediata del Titular la presente política de tratamiento de la información.
13. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS
El Oficial de Protección de Datos de PARCHITA será el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus de manera física en la dirección: calle 9 C sur No. 50 FF-71, Medellín, Antioquia y/o a través del Correo electrónico: info@parchita.com.co
14. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR.
14.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Artículo 21 del Decreto 1377 de 2013), el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:
- Al menos una vez cada mes calendario.
- Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, PARCHITA solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, PARCHITA demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a PARCHITA enviado, mediante correo electrónico a: info@parchita.com.co indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección calle 9 C sur No. 50 FF-71, Medellín, Antioquia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación (poder, registro civil o similares) .
● Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.
Una vez recibida la solicitud, PARCHITA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 De 2012.
14.2. Derechos de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a PARCHITA enviado, mediante correo electrónico a: info@parchita.com.co, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a la dirección calle 9 C sur No. 50 FF-71, Medellín, Antioquia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
● Nombre y apellidos del Titular.
● Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación (poder, registro civil o similares)
● Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
● Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
● Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
PARCHITA resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA OBTENCIÓN DE DATOS PERSONALES:
PARCHITA, en el desarrollo de su actividad empresarial relacionada con la fabricación, comercialización, distribución, importación y exportación de artículos de viaje, bolsos de mano, billeteras, cinturones, mochilas y demás accesorios similares, elaborados en cuero, piel o cualquier otro material apto para tal fin. Igualmente, podrá dedicarse a la fabricación de artículos de talabartería y guarnicionería, así como a la elaboración de calzado de cuero y piel con cualquier tipo de suela, recolectará, almacenará y usará los datos personales de los titulares para las siguientes finalidades:
● Para el desarrollo del objeto social de la compañía.
● Validar la identidad del titular, verificar y actualizar su información, así como analizar su comportamiento financiero, comercial, crediticio y el cumplimiento de obligaciones legales.
● Establecer, mantener, gestionar y dar por terminadas las relaciones contractuales, incluyendo la ejecución de obligaciones contractuales y legales derivadas de dichas relaciones.
● Ofrecer, prestar y administrar productos o servicios a través de cualquier canal o medio, de forma directa o en alianza con terceros, conforme al perfil del titular y a los avances tecnológicos.
● Comunicar campañas publicitarias, promociones, eventos, nuevos productos, beneficios comerciales, información técnica, legal y de servicio, por medios físicos o electrónicos, incluyendo llamadas, mensajes de texto, redes sociales o aplicaciones de mensajería.
● Gestionar el cobro y recuperación de cartera directamente o a través de terceros.
● Efectuar análisis de mercado, investigaciones estadísticas, comerciales, financieras, interbancarias, de riesgos y de comportamiento del cliente.
● Consultar antecedentes en bases de datos públicas o privadas para fines de análisis de riesgo, prevención de fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilegales.
● Realizar, validar o verificar transacciones, incluyendo la recolección de datos biométricos como huella, imagen o voz.
● Conocer y hacer seguimiento al estado de operaciones comerciales o contractuales con la compañía.
● Realizar encuestas de satisfacción y mejorar los procedimientos, productos, servicios y estrategias de mercado.
● Rastrear y analizar el historial de pedidos, órdenes, referencias comerciales, bancarias e historial crediticio de clientes, proveedores y distribuidores.
● Administrar asuntos internos, contables, financieros, fiscales, de auditoría, cumplimiento normativo y gestión de reportes, incluyendo el tratamiento de datos de empleados, contratistas, directivos o agentes.
● Gestionar procesos de recursos humanos como selección, desarrollo organizacional, evaluación de desempeño, gestión de nómina, afiliación al sistema de seguridad social y conservación de historia laboral y ocupacional.
● Establecer contacto eficiente con el titular para asuntos relacionados con productos, servicios, atención al cliente, condiciones contractuales o políticas aplicables.
● Identificar, monitorear y controlar el ingreso de personas a las instalaciones físicas de la empresa, con fines de seguridad y vigilancia.
● Realizar labores de vigilancia y seguridad al interior de las instalaciones de PARCHITA.
16. MEDIDAS DE SEGURIDAD
PARCHITA, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 De 2012, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, las cuales se encuentran determinadas en el Anexo a las presentes políticas.
Por otra parte, PARCHITA, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, requerirá a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
El sitio web ____________ no utiliza cookies persistentes ni web bugs con fines de recolección de datos personales de los usuarios. Únicamente se emplean cookies de sesión con el propósito de facilitar la navegación segura y eficiente del sitio, optimizar el acceso y mejorar la experiencia del usuario. Estas cookies no se almacenan de manera permanente en el dispositivo del usuario y se eliminan automáticamente al cerrar el navegador.
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18. PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACIÓN, GESTIÓN Y RESPUESTA ANTE INCIDENCIAS
PARCHITA establece un procedimiento de notificación, gestión y respuesta de incidencias con el fin de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información contenida en las bases de datos que están bajo su responsabilidad.
El procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante incidencias es el siguiente:
● Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia (perdida, hurto y/o acceso no autorizado) que afecte o pueda afectar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información protegida de la empresa o alguno de los Encargados deberá comunicarlo, de manera inmediata, al Oficial de Protección de Datos, describiendo detalladamente el tipo de incidencia producida, e indicando las personas que hayan podido tener relación con la incidencia, la fecha y hora en que se ha producido, la persona que notifica la incidencia, la persona a quién se le comunica y los efectos que ha producido.
● Oficial de Protección de Datos, crea un registro de incidencias que debe contener: el tipo de incidencia (Fraude Interno o externo, Daños a activos físicos, Fallas tecnológicas, Ejecución y administración de procesos), fecha y hora de la misma, persona que la notifica, persona a la que se le comunica, efectos de la incidencia y medidas correctivas.
● Asimismo, debe implementar los procedimientos para la recuperación de los datos cuando aplica, indicando quien ejecuta el proceso, los datos restaurados y, en su caso, los datos que han requerido ser grabados manualmente en el proceso de recuperación.
● Adicionalmente, el Oficial de Protección de Datos debe informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante el RNBD dentro de los 15 días hábiles siguientes de haber sido detectado.
● Finalmente, PARCHITA notificará del incidente a los Titulares, cuando se identifique que puedan verse afectados de manera significativa.
19. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PARCHITA ha identificado riesgos relacionados con el tratamiento de los datos personales y establecido controles con el fin de mitigar sus causas, mediante la implementación de Políticas de Seguridad. Por ello, establecerá un sistema de gestión de riesgos junto con las herramientas, matriz de riesgos, indicadores y recursos necesarios para su administración, cuando la estructura organizacional, los procesos y procedimientos internos, la cantidad de base datos y tipos de datos personales tratados por la organización se consideren que están expuestos a hechos o situaciones frecuentes o de alto impacto que inciden en la debida prestación del servicio o atenten contra la información de los titulares.
El sistema de gestión de riesgos determinará las fuentes tales como: tecnología, recurso humano, infraestructura y procesos que requieren protección, sus vulnerabilidades y las amenazas, con el fin de valorar su nivel de riesgo. Por lo que, para garantizar la protección de datos personales se tendrá en cuenta el tipo o grupo de personas internas y externas, los diferentes niveles de autorización de acceso. Asimismo, se observará la posibilidad de ocurrencia de cualquier tipo de evento o acción que puede producir un daño (material o inmaterial).
20. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES
Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a PARCHITA acceso y/o entrega de datos de carácter Personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se suscribirá acta de la entrega de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.
21. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
De acuerdo con el Título VIII de la Ley 1581 De 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
● Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
● Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
● Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
● Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
● Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
● Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Se debe tener en cuenta que, en los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales.
Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre PARCHITA y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.
22. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS - SENSIBLES
En caso de realizar el tratamiento de datos biométricos o sensibes almacenados en las bases de datos, estos serán recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes o en general para dar cumplimiento a alguna obligación de origen contractual. Los mecanismos biométricos - sensibles de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o autenticar la identidad de cada sujeto.
La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.
Al momento de solicitar el tratamiento de datos personales sensibles se informará al titular el carácter facultativo de dicha autorización.
23. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD
El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.
Teniendo en cuenta que PARCHITA adquirió el deber de registrar sus bases de datos por contar con activos totales o superiores a 100 mil unidades de valor tributario (UVT), desde el año 2023 deberá realizar las siguientes actividades en el RNBD
● A más tardar el 31 de marzo de cada año deberá realizar la actualización anual del RNBD, incluyendo cualquier cambio de la información allí consignada.
● A más tardar los primeros 15 días hábiles de febrero y agosto de cada año se debe efectuar el reporte de reclamos presentados por los titulares de datos personales en el semestre anterior.
● Cuando se genere una nueva base de datos, la misma deberá registrarse dentro de los dos meses siguientes a su creación.
● Cuando se realicen cambios sustanciales en la información reportada al RNBD esta deberá actualizarse dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes.
24. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para PARCHITA. Por ello, hemos establecido lineamientos, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de PARCHITA cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales.
Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: transmisión y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.
En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en PARCHITA. En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados.
25. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que contengan datos personales deben ser fácilmente recuperables, es por ello que se debe dejar documentado el lugar donde reposa cada uno de los documentos tanto físicos como digitales, se deben hacer inspecciones a estas rutas de almacenamiento de forma frecuente, se debe garantizar su conservación dejando definido en que soporte y bajo qué condiciones se llevará a cabo esta conservación, teniendo en cuenta condiciones ambientales, lugares de almacenamiento, riesgos a los cuales están expuestos entre otros, el tiempo de retención de los documentos se determina en función de los requisitos legales de la siguiente manera:
● Los documentos comerciales serán conservados por un periodo de diez (10) años a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.
● Los documentos de contratación laborales y de seguridad y salud en el trabajo se conservarán de manera indefinida durante la duración de la empresa PARCHITA.
● La documentación referida a un titular de información que no obedezca a fines comerciales o laborales se conservará durante el tiempo que la empresa considere pertinente, sin embargo, su tratamiento estará condicionada a la finalidad autorizada por el titular.
De igual manera se mismo debe tener clara la disposición final de los mismos, identificando si se recicla, reutiliza, se conserva, se digitaliza entre otros.
A fin de que sean fácilmente trazables, los documentos deberán estar codificados, serán actualizados y modificados por el personal responsable, esta modificación se efectuara siempre y cuando sea necesario, para la eliminación de un documento se debe tener la justificación para ello descrita en el histórico el cual se encuentra en la parte inferior de todos los documentos.
La distribución de los documentos que contengan datos personales la efectuara el responsable del tratamiento, este dejará documentada la evidencia de dicha distribución, donde entre otros se especifique; el tipo de documento y la identificación de la persona a la cual se le entregó la información.
Se deberá designar un responsable de garantizar la confidencialidad de los datos personales de los titulares, este será quien custodie documentos, garantice su protección tanto física como digital, evite alteraciones de la información, así mismo garantizará que los documentos que salgan de su custodia sean identificados y fácilmente trazables.
26. VIGENCIA
Las bases de datos responsabilidad de la PARCHITA serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad que son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, PARCHITA procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.
Estas políticas son obligatorias desde su aprobación por la Gerencia General de PARCHITA y los procedimientos de la compañía deberán ajustarse para garantizar el cumplimiento de las mismas, el incumplimiento de las mismas acarreara sanciones y consecuencias en el marco del contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo.
La política de protección de datos de PARCHITA se encuentra vigente desde su publicación inicial
ANEXO
Políticas Internas de Seguridad
PARCHITA en el marco del cumplimiento de la ley 1581 de 2012 ha decido implementar los siguientes controles a fin garantizar la seguridad de la información y disminuir el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
1. Compromiso de la Alta Dirección
La Gerencia General de PARCHITA, consciente de la importancia de la seguridad de la información para llevar a cabo su estrategia competitiva y satisfacción de objetivos a los grupos de interés, se compromete a:
● Capacitar a los colaboradores en las funciones y responsabilidades en el ámbito de seguridad de la información.
● Promover en la organización las funciones y responsabilidades en el ámbito de seguridad de la información.
● Facilitar los recursos adecuados para alcanzar los objetivos de seguridad de la información.
● Impulsar la divulgación y la concienciación de la Política de Seguridad de la Información entre los empleados de PARCHITA.
● Exigir el cumplimiento de la Política, de la legislación vigente en el ámbito de la seguridad de la información.
● Considerar los riesgos de seguridad de la información en la toma de decisiones.
2. Formación y concienciación
PARCHITA deberá asegurar que todo el personal recibe un nivel de formación y concienciación adecuado en materia de Seguridad por lo menos una (1) vez al año, especialmente en materia de protección de datos personales, confidencialidad y prevención de fugas de información. Asimismo, los empleados deberán ser informados de las actualizaciones de las políticas y procedimientos de seguridad en los que se vean afectados y de las amenazas existentes, de manera que pueda garantizarse el cumplimiento de esta Política. Por otro lado, los empleados tienen la obligación de obrar con diligencia, cuidado y confidencialidad con respecto a la información, debiéndose asegurar que dicha información no caiga en poder de empleados o terceros no autorizados.
3. Política de mesas limpias. [AG2] Con el fin de proteger la información en los espacios de trabajo, se establecen los siguientes lineamientos:
● Bloquear la sesión del equipo de cómputo al abandonar el puesto, ya sea de forma manual o mediante bloqueo automático.
● Al finalizar la jornada laboral, el puesto de trabajo debe quedar libre de documentos visibles o materiales con información sensible.
● Los documentos físicos clasificados como confidenciales deberán mantenerse bajo llave.
● Evitar dejar documentos impresos, memorias USB, discos u otros dispositivos con datos en escritorios o espacios comunes.
● Se prohíbe fotografiar o compartir información sensible contenida en documentos físicos o pantallas de computador.
- Contraseñas seguras
Todos los accesos a sistemas, plataformas y dispositivos deberán estar protegidos mediante contraseñas seguras, que cumplan con los siguientes requisitos:
● Mínimo 8 caracteres.
● Incluir letras mayúsculas, minúsculas, números y al menos un carácter especial.
● No contener espacios.
● Evitar el uso de datos personales como nombres, fechas de nacimiento o secuencias evidentes.
Las contraseñas deberán actualizarse al menos cada cuatro (4) meses y no deben ser compartidas ni expuestas públicamente bajo ninguna circunstancia.
- Prevención de fugas de información.
Se consideran fugas de información aquellas situaciones, intencionales o accidentales, en las que datos personales o información sensible es divulgada a personas no autorizadas. Para prevenir estas situaciones, PARCHITA implementará las siguientes medidas:
● Identificación de los activos de información críticos y sus niveles de riesgo.
● Análisis periódico de posibles vectores de fuga (correo electrónico, USBs, dispositivos móviles, impresiones, Internet, redes sociales, entre otros).
● Implementación de controles para restringir el uso de dispositivos extraíbles.
● Políticas de uso adecuado del correo electrónico y mensajería instantánea.
● Prohibición del uso de redes Wi-Fi públicas para acceder a información corporativa sin VPN.
● Restricción de transmisión oral de información sensible en lugares públicos o no seguros.
Además, se establecerán procedimientos para actuar en caso de incidente de seguridad, incluyendo protocolos de notificación, análisis forense y mitigación del impacto.
- Bienes, equipos y correos propiedad de la empresa
Todos los dispositivos electrónicos, cuentas de correo, aplicaciones, plataformas digitales y demás herramientas entregadas por la empresa a sus empleados son de propiedad exclusiva de PARCHITA, y deberán utilizarse únicamente para el desarrollo de actividades laborales.
● El uso personal de estos recursos debe ser restringido y conforme a las políticas internas.
● La empresa podrá realizar auditorías o revisiones técnicas de los equipos, correos y software utilizados por los empleados, en cualquier momento, para verificar su uso adecuado y prevenir incidentes de seguridad.
● Se prohíbe la instalación de software no autorizado en los equipos corporativos.
● Cualquier uso indebido o no autorizado podrá dar lugar a sanciones disciplinarias
- Medidas de seguridad
En el marco de la implementación del sistema de protección de datos personales se establecerán las siguientes medidas de seguridad según los tipos de datos y bases de datos.
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Tabla I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados y sensibles) y bases de datos automatizadas y no automatizadas |
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Gestión de documentos y soportes |
Control de acceso |
Incidencias |
Personal |
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1. Medidas que eviten el acceso indebido o la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos |
1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones. |
1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras. |
1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios (personal) con acceso a los datos |
|
2. Acceso restringido al lugar donde se almacenan los datos |
2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados. |
2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias. |
2. Definición de las funciones de control y autorizaciones |
|
3. Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico. |
3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con usos distintos de los autorizados. |
|
3 Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas |
|
4. Sistema de etiquetado o identificación del tipo de información. |
4. Concesión, modificación o anulación de permisos por el personal autorizado. |
|
3 Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de estas |
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5. Inventario de documentación y soportes. |
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Tabla II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados y sensibles) según el tipo de bases de datos. |
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Bases de datos no automatizadas (manuales) |
Bases de datos automatizadas (software) |
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Archivo y almacenamiento |
Custodia de documentos |
Identificación y autenticación |
Telecomunicaciones |
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Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y que permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas. |
Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos |
Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización. Mecanismos de identificación y autenticación. Contraseñas: asignación, caducidad (cada 4 meses) |
Acceso a datos mediante redes seguras |
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Tabla III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos |
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Bases de datos automatizadas y/o no automatizadas |
Bases de datos automatizadas |
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Auditoria |
Responsable de seguridad |
Manual interno de seguridad |
Gestión de documentos y soportes |
Control de acceso |
Identificación y autenticación |
Incidencias |
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1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada seis meses |
1.Designación de uno o varios responsables de administrar las bases de datos. |
1. Controles periódicos de cumplimien to. |
1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega. |
1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de informació n. |
1.Mecanism o que limite el número de intentos reiterados de accesos no autorizado s. |
1. Registro de los procedimiento os de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente |
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2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información. |
2.Prohibición de delegación de la responsabilidad ad del Responsable del tratamiento en los responsables de administrar las bases de datos. |
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Autorización del Oficial de Protección de Datos para la ejecución de procedimientos de recuperación. |
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2. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones. |
2.Prohibición de delegación de la responsabilidad ad del Responsable del tratamiento en los responsables de administrar las bases de datos. |
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3. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento. |
2.Prohibición de delegación de la responsabilid ad del Responsable del tratamiento en los responsables de administrar las bases de datos. |
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Tabla III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos |
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Bases de datos no automatizadas |
Bases de datos automatizadas |
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Control de acceso |
Almacenamiento de documentos |
Copia o reproducción |
Traslado de documentación |
Gestión de documentos y soportes |
Control de acceso |
Telecomunicaciones |
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1. Acceso solo para personal autorizado.
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1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas |
1. Solo por usuarios autorizados. |
1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos. |
1.Definición de perfiles de usuarios acordes con su función |
1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso y registro al que accede |
1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas. |
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2. Registro de accesos de usuarios no autorizados.
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2. Cifrado de datos. |
2. Control mensual del registro de accesos por el responsable de administrar las bases de datos. |
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3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando se encuentren fuera. |
. |
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- CUMPLIMIENTO Y MEDICIÓN.
Esta política será de obligatorio cumplimiento para todo el personal de PARCHITA, contratistas y terceros que tengan acceso a información de la compañía. Su incumplimiento será evaluado conforme al reglamento interno de trabajo y podrá acarrear consecuencias contractuales o legales.
PARCHITA se reserva el derecho de revisar y actualizar esta política conforme a los cambios normativos, tecnológicos o estratégicos que puedan afectar la seguridad de la información.
Modificaciones efectuadas
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Versión para modificar |
Modificación que se le efectúa |
Revisó |
Aprobó |
Fecha |
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0 |
Se creo el documento |
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6 de marzo de 2024 |
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1 |
Modificación general a la política. |
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3 de junio de 2025 |
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